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Les 6 leviers pour réduire les coûts de votre téléphonie pro

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Economiser sur sa téléphonie pro

Les télécoms représentent un poste de dépenses non négligeable, que l’on peut apprendre à maîtriser en se posant les bonnes questions. Comment rationaliser les coûts fixes et les coûts variables de votre téléphonie d’entreprise ? Est-il nécessaire de changer votre installation téléphonique avant 2018 lorsqu’il n’y aura plus de lignes Numéris ? Nous avons identifié 6 leviers pour minimiser vos coûts.

Mutualisez vos abonnements

Vous ne comprenez plus vos factures Télécoms Fixe, Mobile, Internet ou encore Fax, Maintenance et outils de collaboration ? Plus vous cumulez de factures différentes, plus vous rencontrez de difficultés à les comparer et à détecter d’éventuels problèmes.

La première solution pour analyser attentivement vos dépenses et vos modes de consommation, c’est d’adopter une facturation unique et centralisée en regroupant vos abonnements auprès d’un seul prestataire.

Un prestataire de proximité pourra réaliser un audit de vos factures télécoms afin de vous proposer l’offre la plus adaptée à vos habitudes de consommation globale (fixe + mobile + Internet). En totale indépendance, il saura vous conseiller sur la pertinence du choix des différents forfaits pour votre entreprise. Comparé aux offres marketing des opérateurs historiques où il faut savoir lire les petites lignes et entre les lignes, le prestataire local a l’avantage de pouvoir vous présenter une large gamme de solutions tout-en-un couplant par exemple le Très Haut Débit à des services de téléphonie.

Résultat : une facture globale réduite de 30 à 40% en moyenne, une simplicité de facturation (facture unique récapitulant les différents services) et une meilleure transparence dans les prix associée à une veille tarifaire pour un meilleur suivi dans le temps.

Utilisez la VoIP lors de vos déplacements à l’étranger

Vos employés doivent rester joignables lors de leurs déplacements à l’étranger et leurs appels alourdissent votre facture téléphonique ? Il existe de nombreuses applications VoIP pour passer gratuitement des appels en Wifi/3G/4G sur votre smartphone depuis n’importe quel endroit dans le monde.

L’application se connecte au réseau IP de votre téléphonie d’entreprise et vous permet d’utiliser votre téléphone comme si vous étiez au bureau. Vous appelez et recevez les appels de votre téléphone fixe depuis l’étranger sans être facturé.

Vous n’êtes pas encore passé à la téléphonie sur IP ? Avec la disparition annoncée du réseau RTC (lignes analogiques et Numéris de France Telecom), c’est le moment ou jamais de découvrir le potentiel énorme des économies réalisées avec la VoIP. Entre autres les appels gratuits entre vos sites distants sans aucun frais de câblage ni investissement conséquent.

Ne payez plus pour tous vos postes téléphoniques

Les entreprises équipées de postes disposant chacun d’une ligne privée cumulent des abonnements parfois inutiles. Vous payez une ligne directe pour votre service comptabilité ou votre service marketing ? Vous pouvez supprimer le numéro qui lui est propre et en faire un poste interne rattaché à une autre ligne.

En étudiant vos besoins réels en nombre de lignes externes simultanées pour vos appels entrants et/ou sortants, vous pourrez optimiser vos abonnements en étant toujours joignables.

Un abonnement mensuel en illimité payé par poste téléphonique revient souvent plus cher qu’une offre étudiée sur-mesure, surtout quand certains de vos postes ne téléphonent pas ou très peu. Les ajouts de téléphones peuvent au final vous coûter très cher pour le peu de services rendus.

Optez pour des forfaits illimités : pas toujours

Cela tombe sous le sens mais on oublie parfois de remettre à plat l’évolution de sa consommation téléphonique alors qu’il est facile d’agir sur ces frais variables. Qui sont les plus gros utilisateurs dans votre entreprise ? Leurs forfaits sont-ils adaptés ? Quelles sont les destinations appelées le plus souvent ? Y a-t-il beaucoup d’appels vers les fixes et mobiles internes à l’entreprise ? Autant de questions sur lesquelles revenir régulièrement.

Si votre entreprise a choisi la VoIP et consomme peu d’appels sortants, il peut être plus avantageux de choisir la consommation réelle car les prix à la minute sont extrêmement bas. Privilégiez toutefois les opérateurs VoIP qui facturent à la seconde et non pas à la minute. Vous pouvez également configurer des alertes de dépassement de forfait ou d’appels non-professionnels.

Affranchissez-vous des licences par utilisateur

Vous avez besoin d’un serveur téléphonique avec des fonctionnalités avancées afin de ne perdre aucun appel entrant de vos clients et prospects. Sachez que vous n’êtes pas obligé de payer pour ces fonctionnalités (convergence fixe-mobile, groupes d’appels, débordements, files d’attentes, standard automatique, enregistrement des communications etc.). Il existe aujourd’hui des solutions entièrement gratuites, pour lesquelles vous n’avez pas à payer de licence ou de loyer mensuel. Renseignez-vous.

Économisez sur la maintenance et le matériel

En fonction de votre activité et de votre budget télécom, il est possible d’économiser sur les coûts fixes de votre téléphonie pro. Si l’acquisition d’un serveur téléphonique est généralement vite amorti, dans certains cas il est préférable d’externaliser vos télécoms.

Votre prestataire peut vous proposer une alternative aux solutions matérielles : héberger vos services téléphoniques dans le Cloud. À partir du moment où votre matériel est hébergé chez votre opérateur, les coûts fixes liés à l’exploitation du standard sont compris dans le prix de votre forfait. Vos coûts fixes se résument alors à l’achat ou à la location de vos téléphones et à votre abonnement téléphonique. Toutes les prestations de SAV et les mises à jour de sécurité sont prises en charge par le prestataire sans impacter votre facture.

Passer à la téléphonie hébergée vous permet de bénéficier de compétences techniques difficiles à internaliser ainsi que d’équipements à la pointe sans devoir supporter le coût de ces atouts. En cas de panne, les appels sont redirigés vers un autre standard ou un numéro de mobile et vos lignes téléphoniques sont toujours opérationnelles.


À lire la semaine prochaine sur notre blog :

La téléphonie Cloud est-elle faite pour vous ?

La téléphonie hébergée permet d’économiser sur l’investissement matériel. Elle consomme néanmoins beaucoup de bande passante et n’est donc pas pertinente pour toutes les entreprises. Peut-on tailler sur mesure la téléphonie Cloud pour votre entreprise ?

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