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Déménager votre entreprise et vos télécoms : 6 pièges à éviter

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Déménager son entreprise

120 000 entreprises déménagent chaque année en France, avec pour enjeu vital le transfert de leurs infrastructures informatiques et téléphoniques… et de possibles mauvaises surprises.

Si vous avez un projet de déménagement d’entreprise, le maître mot est l’anticipation. Comptez en moyenne 2 à 6 mois de préparation selon la taille de votre entreprise.

Mais comment vous y prendre pour assurer la continuité de service, échapper à la gestion d’urgence et aux pertes d’exploitation ? Voici les 6 pièges à éviter pour réussir votre déménagement.

Choisir le lieu avant d’en connaître l’éligibilité

Décider d’une nouvelle adresse sans avoir vérifié les offres Internet, c’est un peu comme mettre la charrue avant les bœufs. Si votre entreprise ne se situe pas dans une zone éligible au très haut débit, faire installer de nouvelles infrastructures risque de vous revenir très cher.

Il est donc primordial de vous renseigner d’abord sur les forfaits et les types de connexion disponibles chez les Fournisseurs d’Accès Internet. Permettent-ils d’obtenir le débit nécessaire à la taille et au domaine d’activité de votre entreprise ? Êtes-vous éligible au SDSL, au VDSL ou à la Fibre optique ? C’est aussi l’occasion de comparer les offres et de faire jouer la concurrence car il est fort probable que vous ayez besoin de changer de FAI.

NOTRE AVIS :

Pour les connexions ADSL, le débit varie considérablement en fonction de l’éloignement de votre ligne avec le central téléphonique. Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous vous conseillons de vérifier auprès de votre FAI le débit sur lequel vous pourrez compter dans votre nouveau bureau.

Résilier votre abonnement sans vous assurer de la conservation des numéros

Avant de résilier votre abonnement téléphonique, vous devez vérifier comment garder vos numéros de téléphone. Plusieurs cas de figure :

1 – Vous déménagez simplement vos accès sans changer de technologie ni d’Opérateur téléphonique.

Effectuez la demande de transfert de vos numéros auprès de votre Opérateur et vérifiez si cela est possible.

Attention si vous restez en Numéris, la conservation de vos numéros géographiques sera impossible si vous déménagez en dehors d’un certain périmètre, souvent à l’échelle d’une commune. Les identifiants téléphoniques sont en effet rattachés aux ZNE (Zones de Numérotation Élémentaire liées aux répartiteurs). La seule solution sera alors de passer du Numéris à la VoIP.

2 – Vous changez d’Opérateur ou de technologie ?

Demandez la portabilité de vos numéros chez votre nouvel Opérateur AVANT de résilier votre offre actuelle. Vérifiez également les CGV de votre ancien Opérateur : certains exigent 3 mois de préavis.

Vous passez du Numéris à la VoIP ? Vous pourrez garder vos numéros géographiques quelle que soit votre nouvelle adresse.

NOTRE AVIS :

Déménager est une bonne occasion pour réorganiser votre système téléphonique et passer à la VoIP. C’est aussi le bon moment pour changer d’opérateur ou renégocier vos accords. Comparez les offres du moment !

Négliger les délais de mise en service

 Bien coordonner les délais de transfert, c’est le point le plus important à prendre en compte dans votre déménagement :

1 – Les délais pour relier votre nouvelle adresse au très haut débit

Comptez en moyenne 2 à 4 semaines pour un lien ADSL, 5 à 6 semaines pour un lien SDSL et 8 à 14 semaines pour de la Fibre.

2 – Les délais pour créer vos nouvelles lignes téléphoniques

En Numéris, comptez en moyenne 3 semaines pour la création d’un TO classique et 2 mois pour la création d’un T2 ou d’un TO avec une passerelle Numeris.

En VoIP, les lignes sont activées immédiatement et la redirection des appels est instantanée dès lors que votre support internet est actif.

NOTRE AVIS :

Préparez votre arrivée au moins 2 mois à l’avance et prévenez votre opérateur le plus tôt possible, le temps qu’il effectue les raccordements nécessaires à vos lignes téléphoniques et vos accès Internet dans les meilleures conditions. Méfiez-vous des promesses d’installation trop rapide.

Ne vérifier le câblage de vos nouveaux locaux qu’à la dernière minute

Trop d’entreprises oublient de vérifier s’il existait déjà des téléphones dans leurs nouveaux locaux avant leur arrivée. Si ce n’est pas le cas, Orange devra venir installer une tête de ligne téléphonique, ce qui nécessitera 2 mois de délai supplémentaire avant toute création de ligne. Cela peut arriver dans les bâtiments neufs occupés trop vite ou pour lesquels Orange rencontre un problème technique (voirie, accident de chantier…).

Si vous choisissez la téléphonie VoIP, votre réseau de postes téléphoniques nécessitera peu de câblage : il vous suffira de réutiliser les prises RJ45 si elles existent déjà. Pensez à vérifier le bon fonctionnement du câblage informatique préexistant à l’aide d’un équipement spécifique pour voir si les prises respectent les normes. Attention aussi à un mauvais agencement des prises électriques ou réseau : vous risquez d’être envahi par les rallonges !

NOTRE AVIS :

Vous êtes en VoIP mais le câblage RJ45 n’est pas prêt le jour J à votre nouvelle adresse ?Vous pouvez utiliser des téléphones de bureau sans fil DECT pour couvrir l’ensemble de vos bureaux sans aucun câblage.

Provoquer une interruption de service

Que se passera-t-il pendant le déménagement proprement dit ? L’accès à vos numéros de téléphones ou à certaines données va-t-il être interrompu ? Vous pourriez penser que les lignes téléphoniques de votre entreprise restent inactives pendant le déplacement de votre standard téléphonique.

Pourtant la coupure pendant le transport n’est pas une fatalité. Si vous êtes en VoIP, il est possible d’assurer la continuité de service grâce au renvoi d’appels temporaires. Votre prestataire redirige les appels à destination de votre entreprise vers des lignes de secours ou des numéros de téléphone mobile.

Une autre solution consiste à passer à la téléphonie hébergée chez votre Opérateur. Il suffira de brancher vos postes sur le réseau internet de vos nouveaux locaux et vos numéros suivront tout simplement.

NOTRE AVIS :

La continuité de service est l’élément central de votre déménagement pour vos clients, vos prospects, vos partenaires mais ne négligez pas vos employés. Pour être productifs, vos collaborateurs doivent pouvoir retrouver un environnement de travail identique (leurs logiciels, leurs profils, leurs données…) dès le premier jour dans leur nouveau bureau.

Oublier de réévaluer votre organisation téléphonique

Chaque déménagement est l’occasion de mettre vos équipements à niveau en vous posant les bonnes questions sur les nouveaux choix technologiques à disposition. Si vous êtes en Numéris, le choix de passer à la VoIP vous permettra de migrer les 2 réseaux informatique et téléphonique de manière plus efficace et optimisée. Nous avons vu que ce choix vous facilitera la vie dès votre emménagement, sans compter les économies réalisées qui à terme compenseront largement vos frais de déménagement.

Profitez-en aussi pour repenser votre accueil téléphonique si vous avez besoin d’améliorer le traitement de vos appels : SVI, convergence fixe-mobile, télétravail… Renouveler vos équipements s’avère souvent plus intéressant que vouloir réadapter l’ancien à tout prix. Outre leur design plus moderne, les téléphones IP vous offriront davantage de fonctionnalités.

NOTRE AVIS :

Certains Opérateurs proposent un pack déménagement pro incluant le transfert du haut débit, le maintien des numéros et la mise en service de nouvelles lignes téléphoniques.

Alliance Telecom dispose de l’expérience technique et logistique pour accompagner les entreprises et leur assurer un déménagement dans les meilleures conditions. Nous gérons pour vous l’ensemble des interventions, nous coordonnons l’éligibilité de votre nouveau site et l’activation de vos nouvelles lignes, nous installons et configurons votre réseau téléphonique au sein de vos nouveaux locaux pour un transfert 100% fluide sans aucune interruption de service.

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